CATATAN REDAKSI – Bidang Arsip selama ini terkesan dipandang sebelah mata dan tak punya peran dalam pengelolaan pemerintahan. Kondisi ini terjadi di berbagai daerah, termasuk Mandailing Natal (Madina). Padahal arsip merupakan saksi dan bukti autentik perjalan satu daerah dari masa ke masa.
Bidang Arsip Madina di bawah kepemimpinan Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip Khairunnida perlahan-lahan berbenah dengan menjalankan program-program yang bertujuan menguatkan peran arsip dalam perjalanan menuju Madina Bersyukur Madina Berbenah.
Arsip secara harfiah diartikan sebagai rekaman kegiatan atau peristiwa dalam bentuk media yang dibuat dan oleh lembaga diterima negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan. Arsip lahir sebagai sumber ingatan bagi perseorangan maupun kelompok/organisasi.
Kabid Pengelolaan, Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan Mukhtar Nasution patut menerima apresiasi atas apa yang telah dia perbuat dalam mengembangkan kearsipan di Madina. Awal-awal dia menjabat, kondisi ruang bidang arsip benar-benar menggambarkan tugas dan fungsi para pegawai di sana yang mengurusi dokumen-dokumen usang. Tugas dan fungsi pegawai banyak yang tidak sesuai regulasi kearsipan.
Boleh disebut, kantor bidang kearsipan tidak mencerminkan penyimpanan dan pengelolaan arsip yang baik. Sarana prasarana tidak memenuhi standar sebagaimana layaknya ruang arsip. Kondisi ini diperparah dengan sumber daya manusia yang tak memadai. Ruang ini hanya ditempati Kabid Arsip, dua arsiparis, dan satu tenaga honorer. Padahal pekerjaan di bidang ini tak bisa disebut ringan.
Tak hanya itu, dokumen-dokumen penting saksi perjalanan kabupaten ini pun sangat minim. Bahkan saat itu, dokumen undang-undang pemekaran Madina baik asli maupun fotocopy tak ada. Bahkan untuk komputer yang digunakan saat itu hanya Pentium II. Askolani Nasution yang berkunjung beberapa saat lalu merasa miris melihat keadaan ruang arsip dan menyebut komputer tersebut tak lagi layak pakai di saat sekarang. Pun dengan arsiparis yang terkesan tak berkembang.
Barangkali meritokrasi yang digaungkan Bupati H. M. Jafar Sukhairi Nasution dan Wakil Bupati Atika Azmi Utammi Nasution bisa tergambar dengan baik di bidang arsip. Mukhtar yang berlatar belakang jurusan sejarah paham betul bahwa arsip merupakan elemen penting dari jejak rekam perjalanan Madina.
Bisa disebut, dengan sentuhan dan dukungan kepala OPD terkait telah tercetus perekaman sejarah Madina dari ruang arsip. Tentu, masih jauh dari kata utuh, tapi secara perlahan arah ke sana telah terlihat dengan baik. Para arsiparis dilibatkan untuk turut serta upgrade pengetahuan. Baru-baru ini arsiparis di Bidang Arsip Madina baru pulang menimba ilmu langsung ke pusat arsip negara, ANRI.
Berikutnya, secara kelembagaan dinas ini pun tak tinggal diam. Terbaru, sesuai dengan keputusan Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara Dwi Endah Purwanti memberikan nilai 20,91 terhadap penyelenggaraan kearsipan di Madina. Meskipun masih kategori D (Sangat Kurang), tapi terjadi peningkatan nilai sebesar 13,99 dari tahun sebelumnya. Secara peringkat naik 4 anak tangga. Patut diketahui, pemberian nilai ini tidak mudah, ada ratusan item yang harus dipenuhi dengan beberapa kategori.
Bidang Arsip Madina pun per tahun ini telah diterima sebagai anggota SIKN (Sistem Informasi Kearsipan Nasional) meski belum teregister. Keberhasilan ini patut pula diapresiasi. Sebab sejak Madina berdiri 23 tahun silam, baru tahun ini bidang arsip diakui sebagai anggota Simpul Jaringan SIKN.
Untuk sampai pada tahap register setidaknya bidang arsip harus menyiapkan 50 arsip statis. Proses pencarian arsip ini tentu tidak mudah karena akan melibatkan individu-individu pemilik arsip yang belum menerima jaminan keamanan arsip dari pemerintah.
Arsip sangat penting tak hanya bagi lembaga negara atau pemerintah daerah, tapi juga bagi masyarakat. Toh, ketika satu individu lahir diharuskan masuk catatan sipil berupa akta kelahiran atau surat tanda kenal lahir. Bukti autentik dari perjalanan pendidikan manusia pun direkam pada dokumen berupa ijazah. Bahkan setelah meninggal pun dibutuhkan dokumen berupa catatan kematian. Semua dokumen yang merekam perjalanan anak manusia itu masuk kategori arsip.
Perubahan-perubahan kecil itu barangkali dianggap hal biasa bagi orang lain, tetapi bagi mereka yang paham makna dan fungsi arsip irisan kecil perubahan itu memberikan dampak besar. Dari yang sebelumnya tak dipandang, kini Bidang Arsip Madina telah menerima kunjungan Pemko Padangsidimpuan dalam hal studi banding Penyusunan Jadwal Retensi Arsip (JRA).
Perubahan dan kemajuan Bidang Arsip pada Dinas Perpustakaan dan Arsip Madina patut diapresiasi. Mulai dari Bupati dan Wakil Bupati yang telah menempatkan orang yang tepat di bidang tersebut sampai Kadis Perpustakaan yang terus memberikan dukungan. Tentu tak bisa pula dinapikan keberadaan arsiparis yang tak berhenti belajar. Meski hanya ada dua arsiparis dan satu honorer tak meruntuhkan niat mereka memberikan yang terbaik bagi kabupaten ini.
Tentu yang paling layak mendapat kredit poin adalah Kabid Arsip. Dalam rentang delapan bulan dia berhasil melakukan lompatan dalam memajukan kearsipan di Madina. Bidang Arsip pun turut merambah pendidikan. Patut diketahui, bidang ini telah dua kali menjadi pengajar kearsipan di SMK Negeri 1 Panyabungan.
Dengan perhatian dan dukungan yang lebih baik, bukan tak mungkin perjalan kabupaten yang dikenal sengan sebutan Bumi Gordang Sambilan ini benar-benar terekam dari ruang arsip. Tidak seperti selama ini dokumen-dokumen penting tak terlihat di sana, seperti perda atau perbub yang pernah dikeluarkan, rekam kehadiran presiden, maupun jejak perjuangan pemekaran Madina. Merawat arsip berarti merawat peradaban.
Penulis telah menjadi saksi hidup kemajuan bidang arsip Madina. Tentu, capaian ini tak boleh dijadikan alasan untuk berpuas diri. Masih banyak ide-ide segar dan inovasi yang dibutuhkan kabupaten ini untuk bisa bersaing dalam segala lini dengan daerah lain, termasuk arsip. Tak salah rasanya menyimpan harapan suatu saat yang tidak lama lagi pengelolaan arsip Madina sejajar dengan Deli Serdang atau Kota Medan. (Red)
